CÓDIGO DE ÉTICA, CONDUTA E COMPLIANCE
INSTITUTO DAS CIDADES
Ética, Conduta e Compliance aos olhos do Instituto das Cidades
O Instituto das Cidades assume um papel ativo na transformação de nossas cidades. Este compromisso vai além dos limites de nossa organização e se estende à sociedade que esperamos impactar positivamente. Por isso, acreditamos que a defesa de valores, princípios éticos e a defesa da conduta correta são obrigatórios para a construção interna e externa que estamos dispostos a fazer.
Reconhecemos que o sucesso e o impacto de nosso trabalho requerem uma operação baseada na integridade, na equidade e na transparência. A nossa missão é de uma magnitude que nos obriga a estabelecer relações claras e honestas com todos aqueles que integram os nossos ecossistemas.
Neste sentido, cada decisão tomada e ação realizada dentro do Instituto das Cidades devem refletir nossa dedicação à construção de um espaço urbano justo e sustentável nas suas múltiplas facetas. Estamos comprometidos em fazer isso de maneira apropriada, assegurando que cada interação esteja alinhada aos mais altos padrões de conduta profissional.
Nós, enquanto organização, acreditamos que por meio de um comportamento ético e responsável, somos capazes de efetivar nosso compromisso para a construção de cidades mais justas, resilientes e prósperas. Estamos cientes dos desafios que enfrentamos e estamos prontos para superá-los com determinação e integridade, de forma a termos o alicerce sólido para a construção de espaços de decisão que permitam que os nossos objetivos sejam alcançados.
Este é o nosso compromisso com cada indivíduo, cada parceiro e cada cidade: proporcionar um trabalho consistente, transparente e comprometido para construir um futuro urbano mais sustentável e inclusivo para todos.
Aplicabilidade do Código
Este Código de Ética, Conduta e Compliance se aplica a todos os indivíduos e entidades que fazem parte do ecossistema do Instituto das Cidades, independentemente de sua capacidade ou nível de envolvimento. Inclui, mas não se limita a, membros associados, conselheiros, diretores, prestadores de serviços, colaboradores, fornecedores e voluntários.
Adicionalmente, acreditamos que a força de nossa missão e a efetividade de nossos esforços são diretamente proporcionais à maneira como interagimos com todos os nossos stakeholders. Portanto, estendemos a aplicação deste código a todas as partes interessadas que se envolvem conosco de alguma forma, seja como parceiros de projeto, patrocinadores, beneficiários ou em qualquer outra capacidade.
Cada pessoa ou entidade que faz parte do nosso ecossistema deve compreender e anuir por escrito com a integralidade deste Código de Ética e Conduta.
O Instituto das Cidades se reserva o direito de revisar a relação com qualquer indivíduo ou entidade que não cumpra as disposições deste Código, incluindo, se necessário, a interrupção de tal relação através da Função Compliance e seus órgãos diretivos.
1. Canal de Denúncias
Estamos empenhados em promover um ambiente seguro, justo e transparente. Incentivamos fortemente que nossos associados, colaboradores, voluntários, fornecedores, prestadores de serviços e demais stakeholders façam uso do Canal de Denúncias sempre que se depararem com situações que indiquem violação ou possível transgressão de nossos princípios, políticas internas, leis ou condutas impróprias. Este Canal, sob a responsabilidade de nossa Função Compliance, desempenhada pela Diretoria Jurídica em conjunto com o Conselho de Ética, Conduta e Compliance (CONSECC), está disponível em nossas vias oficiais e oferece uma plataforma confidencial e independente para registrar denúncias.
2. Violações
O Instituto das Cidades valoriza profundamente a liberdade individual e a pluralidade de sistemas de crenças e valores que nossos colaboradores, associados e fornecedores possam ter em suas vidas pessoais. No entanto, consideramos imperativo que a conduta ética, o comportamento público alinhado ao papel institucional e a defesa resoluta de nossos princípios, especialmente o da liberdade, sejam mantidos em todos os momentos, seja em ambiente de trabalho ou fora dele. Caso venhamos a tomar conhecimento de ações que contradigam os princípios aqui estabelecidos, tais ações serão tratadas como violações de nossas políticas institucionais, independentemente de quando e onde ocorreram.
3. Proteção ao Denunciante e Não Retaliação
O Instituto garante a todos os que, de boa-fé, relatem suspeitas de violações aos princípios do Instituto e às políticas estabelecidas neste Código, segurança e proteção contra qualquer tipo de retaliação. No entanto, atos de retaliação ou denúncias feitas de má-fé não serão tolerados e poderão levar a medidas corretivas.
Na função de garantir a conformidade com este Código e promover uma cultura de integridade, o Instituto das Cidades estabelece a Função Compliance, a ser desempenhada pela Diretoria Jurídica em conjunto com o Conselho de Ética, Conduta e Compliance (CONSECC), órgão de fiscalização e controle previsto no Estatuto Social.
Esta função tem responsabilidades claramente definidas:
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Revisar e investigar denúncias de violações deste Código, diretamente ou por meio de apuração interna ou externa, conforme o caso;
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Aconselhar a Gestão Executiva e o Conselho de Administração sobre as ações apropriadas em resposta a violações comprovadas deste Código;
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Submeter ao CONSECC recomendações de medidas e encaminhamentos relacionados a violações deste Código, quando cabível, nos termos do Estatuto Social e das normas internas;
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Organizar programas de conscientização sobre ética e boas práticas para os membros da nossa comunidade;
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Monitorar as tendências e as melhores práticas para sugerir melhorias e atualizações ao Código para a Gestão Executiva e o Conselho de Administração.
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O Instituto das Cidades tem tolerância zero para corrupção. Estamos totalmente comprometidos com o cumprimento das leis e regulamentos anticorrupção em vigor no Brasil (Lei Anticorrupção, Lei nº 12.846/2013), nos Estados Unidos (U.S. Foreign Corrupt Practices Act - FCPA), bem como legislações equivalentes e complementares que sejam pertinentes ao contexto das atividades desempenhadas, além de seguir as diretrizes da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) em relação à integridade e transparência na condução de negócios.
Concedemos a oportunidade para que nossos associados incluam critérios e práticas anticorrupção adicionais em seus termos de associação, desde que esses adicionais promovam a formação de nossos colaboradores e estejam fundamentados em motivações objetivas.
Reiteramos nosso compromisso com a recusa de práticas de corrupção e propina, mantendo procedimentos formais de controle e consequências sobre transgressões nas nossas relações com a sociedade, governo e Estado.
Os agentes públicos significativos para o Instituto das Cidades são aqueles que compõem os poderes executivo, legislativo e judiciário. Nossa intenção é manter uma relação positiva e transparente com estes agentes, e para tanto, estabelecemos práticas de interação com os agentes públicos, que devem ser rigorosamente observadas:
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Registramos por escrito todas as audiências ou reuniões, sejam presenciais ou virtuais, com agentes públicos.
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As reuniões realizadas em nome do Instituto devem ser conduzidas por, pelo menos, dois colaboradores do Instituto.
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Caso seja inviável a presença de dois colaboradores em uma reunião, aquele que participar deverá informar a diretoria com um resumo dos participantes e temas discutidos.
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Contatos com agentes públicos que não sejam parte de uma audiência ou reunião formalmente requerida, mas que se enquadrem no âmbito das atividades do Instituto, também devem ser reportados.
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A tolerância do Instituto das Cidades para atos de corrupção, incluindo incentivo, financiamento, autoria ou apoio a atos prejudiciais à Administração Pública, é absolutamente nula.
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Parte natural das atividades do Instituto das Cidades inclui a oferta de viagens, refeições e entretenimento para os atores que integram os ecossistemas onde o Instituto atua. Contudo, tais ações devem estar alinhadas com princípios de boa-fé e gestão responsável.
a. Refeições:
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Devem estar relacionadas aos interesses do Instituto;
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Devem possuir um valor adequado e justificável para uma reunião de negócios.
b. Entretenimento:
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Os convites para eventos só devem ser realizados se estiverem alinhados aos objetivos do Instituto e promoverem um melhor conhecimento sobre o nosso trabalho.
c. Viagens e Hospedagem:
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Devem estar diretamente relacionadas às atividades do Instituto;
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As despesas com passagens e estadia devem estar em acordo com a duração do evento ou da ação proposta;
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A acomodação deve ser condizente com o evento e sua localização, e os custos não devem ser inflacionados pela inclusão de pessoas não relacionadas ao viajante.
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Informações são o ativo mais crucial e valioso dentro do cotidiano e atividades do Instituto das Cidades. Por isso, o seu gerenciamento adequado começa com a classificação e a indicação dos diferentes tipos, que são:
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Altamente Confidenciais: Informações de grande valor para o Instituto, que não devem ser divulgadas sem autorização expressa;
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Confidenciais: Informações que possuem potencial estratégico para o Instituto e que devem ser preservadas para este fim dentro da área competente;
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Internas: Informações que suportam as atividades internas do Instituto e que são compartilhadas entre seus membros e colaboradores;
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Públicas: Informações que não se enquadram nas categorias anteriores e que são liberadas para divulgação.
Todos os membros do Instituto das Cidades são responsáveis pela proteção dessas informações, que incluem dados pessoais e informações estratégicas, entre outros. O uso inadequado destas informações pode causar danos sérios à nossa instituição. Portanto, é proibido o compartilhamento de qualquer informação interna sem autorização prévia.
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Considerando nosso compromisso com a segurança e privacidade de informações delicadas recebidas de nossos associados, o Instituto das Cidades implementa políticas rigorosas de confidencialidade. As diretrizes incluem:
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Associados e patrocinadores podem integrar suas políticas corporativas de sigilo e confidencialidade em seus termos de associação, fornecendo orientação sobre o manejo de informações sensíveis;
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Na ausência de termos personalizados, garantimos que todas as informações sensíveis, incluindo detalhes de negociações, comunicações internas e documentos em andamento, permanecerão confidenciais até que sua divulgação seja aprovada pelas partes interessadas;
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A discussão de conteúdo sensível após o desligamento de um colaborador do Instituto é estritamente proibida. Ex-funcionários do setor público devem respeitar a confidencialidade das informações coletadas em sua antiga posição;
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Exceções à confidencialidade só são aplicáveis mediante ordem judicial ou necessidade de cooperação com investigações públicas envolvendo o Instituto das Cidades.
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Em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Federal nº 13.709/2018), o Instituto das Cidades adota as seguintes políticas em relação ao tratamento de informações pessoais:
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Colaboradores do Instituto das Cidades só devem acessar dados que sejam necessários para a realização de seus respectivos trabalhos;
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Deve-se justificar a necessidade de uso dos dados junto à direção ou supervisor responsável;
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O uso de dados para fins não relacionados às atividades do Instituto é estritamente proibido.
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O Instituto das Cidades está comprometido em cooperar plenamente com todas as autoridades reguladoras e de aplicação da lei, se necessário. Isso inclui, mas não se limita a fornecer todas as informações e documentos solicitados, sem prejuízo da legislação aplicável sobre proteção de dados e privacidade.
Definimos conflitos de interesse como possíveis nas esferas interna e externa da vida institucional.
1. Conflito Interno: Ocorrem quando os interesses pessoais de um colaborador se sobrepõem aos do Instituto. Para evitar tais conflitos, colaboradores devem:
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Evitar envolvimento direto ou indireto em atividades conflitantes com os interesses do Instituto;
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Exercer suas funções com imparcialidade, sem buscar vantagens pessoais;
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Comunicar imediatamente qualquer conflito de interesses real ou potencial;
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Se declarar impedidos de tomar decisões ou realizar atividades que possam gerar conflitos de interesse;
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Evitar atividades externas com entidades que tenham interesse direto nas atividades do Instituto.
2. Conflito Externo: Ocorrem quando os interesses do Instituto se sobrepõem aos de seus associados ou autoridades públicas. Para resolver tais conflitos, o Instituto seguirá seus princípios estatutários e regimentais.
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A comunicação é fundamental para todas as atividades do Instituto das Cidades. Para garantir a clareza e eficácia de nossas mensagens, todos os envolvidos devem:
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Comunicar-se de forma clara, transparente e consistente com os valores e estratégias institucionais;
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Manter a comunicação alinhada com os objetivos institucionais;
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Engajar proativamente e de forma contínua com o público, proporcionando compreensão clara de nossos posicionamentos, atividades e eventos;
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Monitorar e gerir riscos à imagem e reputação do Instituto;
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Replicar posicionamentos institucionais apenas quando devidamente capacitados e seguros para fazê-lo;
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Respeitar a opinião pública, a liberdade de expressão e a diversidade cultural em todas as comunicações institucionais.
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Nossos colaboradores são incentivados a estar sempre atentos à possibilidade de atos ilícitos, como subornos e corrupção. Desta forma, o Instituto preserva sua reputação e evita associações prejudiciais. Caso um colaborador identifique algum sinal suspeito, é imperativo que informe à Função Compliance (ou à Diretoria) ou use nosso canal de denúncias.
Todos os nossos demonstrativos financeiros devem refletir com precisão o que é relatado em nosso relatório anual de atividades. Por ser uma entidade sem fins lucrativos, o Instituto das Cidades deve aderir às Normas Brasileiras de Contabilidade, garantindo a transparência e o uso adequado dos recursos. Quaisquer atos de fraude, falsificação ou uso indevido dos recursos do Instituto resultarão em penalidades.
Seguindo e complementando a Política de Integridade Financeira, o Instituto das Cidades compromete-se a publicar anualmente os relatórios financeiros e outros documentos relevantes, de forma a manter a transparência para nossos colaboradores, parceiros e o público em geral.
1. Antes da Contratação: É de suma importância avaliar o histórico, a reputação e as qualificações de qualquer fornecedor antes de firmar contrato, especialmente quando houver interações regulares entre o Instituto das Cidades e o prestador.
2. Após a Contratação: Os colaboradores devem monitorar o desempenho do fornecedor. Qualquer preocupação deve ser comunicada imediatamente à Função Compliance.
3. Fusões e Aquisições: No caso de uma possível fusão ou aquisição, um processo de due diligence minucioso será realizado.
O Instituto das Cidades prioriza parcerias com empresas que compartilham nossos valores e compromissos éticos. Antes e depois de firmar contratos, realizamos due diligence para garantir que nossos parceiros cumpram nossos padrões. Quaisquer empresas que cometam atos de corrupção ou que adotem comportamentos prejudiciais ou antidemocráticos estão sujeitas ao cancelamento do contrato pela Função Compliance e órgãos diretivos.